Gestão de documentos de SST em Goiânia: tudo achável em minutos

Quais documentos entram no arquivo

O conjunto varia com a atividade, mas costuma incluir:

Prontuário médico não é documento do RH

Essa é a confusão mais frequente. O ASO é o documento que a empresa recebe: diz se o trabalhador está apto ou inapto para a função. O prontuário médico guarda a história clínica, os resultados de exames e as anotações do médico.

A NR-7 determina que os prontuários fiquem sob responsabilidade do médico e prevê guarda por longo período, de pelo menos 20 anos após o desligamento. O acesso segue o sigilo médico: o próprio trabalhador pode obter cópia, mas o RH não tem acesso livre ao conteúdo clínico.

No MT11, os prontuários dos exames que realizamos ou organizamos ficam sob guarda médica, com controle de acesso, e a empresa recebe o que precisa para gerir: ASOs e informações para o eSocial.

Por que o tempo de guarda importa

Muitas doenças relacionadas ao trabalho aparecem anos depois da exposição. Um pedido de aposentadoria especial, uma ação trabalhista ou uma discussão sobre nexo causal podem surgir muito depois de o trabalhador ter saído.

Nesse momento, a empresa precisa mostrar o que existia na época: qual era o risco, qual EPI foi entregue, quais exames foram feitos. Se o arquivo se perdeu em uma mudança de sede ou de fornecedor, essa defesa fica comprometida.

Como organizamos

1. Inventário. Listamos o que existe, onde está e em que formato.
2. Classificação. Separamos por tipo, estabelecimento, período e trabalhador.
3. Lacunas. Apontamos o que falta e o que está desatualizado.
4. Controle de vigência. Documentos com revisão periódica entram no calendário, como PGR, PCMSO e reciclagens de treinamento.
5. Acesso. Definimos quem consulta o quê, respeitando a LGPD e o sigilo médico.

Versões: o detalhe que derruba defesas

Um PGR é revisado. Um laudo é refeito depois de uma mudança de layout. Se só a versão mais recente fica guardada, a empresa não consegue provar como era a situação em um período anterior.

O mesmo vale para documentos assinados. Um certificado de treinamento sem assinatura do instrutor, ou uma ficha de EPI preenchida sem a assinatura do trabalhador, perde força como prova, mesmo que o fato tenha acontecido.

Por isso, a gestão de documentos mantém o histórico: cada versão com sua data, sem sobrescrever a anterior. É o que permite, por exemplo, emitir um PPP coerente com as condições de cada época.

Quando contratar

• Antes de uma fiscalização ou como parte da auditoria de SST.
• Para montar a pasta de documentos exigida em licitações e credenciamentos.
• Em fusões, aquisições ou troca de fornecedor de SST.
• Quando a empresa em Goiânia ou na região tem várias unidades e cada uma guarda de um jeito.

O serviço pode ser contratado isoladamente ou dentro da gestão de SST completa.